Primăria Blaj vrea să automatizeze activitatea administrației cu Inteligență Artificială și roboți software. Investiție de peste 1,87 milioane de lei.
Primăria Blaj a lansat în SEAP o procedură pentru achiziția unor servicii de implementare software bazate pe Inteligență Artificială (AI) și Robotic Process Automation (RPA), în cadrul unui proiect destinat digitalizării administrației publice locale.
Primăria Blaj vrea să automatizeze activitatea administrației cu Inteligență Artificială și roboți software. Investiție de peste 1,87 milioane de lei
Procedura a fost lansată în 29 septembrie 2026, iar valoarea estimată a achiziției este de 1.875.496,11 lei, fără TVA.
Proiectul este inclus în inițiativa „Comunități digitale pentru o regiune inteligentă – soluții digitale” și urmărește modernizarea activității administrative, optimizarea proceselor interne și îmbunătățirea interacțiunii dintre administrația locală, cetățeni și mediul de afaceri.
Potrivit caietului de sarcini, soluțiile informatice ar urma să fie utilizate pentru preluarea, procesarea, analiza și difuzarea datelor, precum și pentru automatizarea unor fluxuri de lucru.
17 soluții RPA și AI propuse pentru Primăria Blaj
Documentația include o listă cu 17 soluții RPA și AI, care vizează mai multe domenii de activitate ale administrației locale.
În zona contabilității, sunt prevăzute soluții pentru descărcarea și înregistrarea facturilor electronice, procesarea extraselor de cont, procesarea plăților prin Trezorerie, generarea ordonanțărilor și angajamentelor de plată, defalcarea facturilor de utilități și adăugarea veniturilor în aplicațiile de contabilitate.
Pentru Secretariatul General, proiectul prevede generarea și procesarea documentelor oficiale și încărcarea acestora în platforma municipalității, registrul local și Monitorul Oficial Local.
În cazul registraturii, este prevăzut un sistem de management automat al documentelor și e-mailurilor, bazat pe AI și integrat cu software-ul existent.
Pentru zona de investiții, soluțiile ar urma să monitorizeze notificările din platforme publice, să urmărească termenele și etapele proiectelor, să genereze cu ajutorul AI anumite secțiuni din cererile de finanțare și să compare ofertele financiare cu situațiile de lucrări.
Și domeniul achizițiilor publice este inclus în proiect. Documentația prevede monitorizarea duratei de execuție a contractelor, compararea devizelor cu listele de cantități și gestionarea termenelor din SEAP, cu notificarea automată a responsabililor.
Primăria Blaj nu utilizează în prezent RPA și AI pentru automatizarea proceselor
Potrivit caietului de sarcini, la nivelul Municipiului Blaj nu există în prezent soluții de tip RPA și/sau AI utilizate operațional pentru automatizarea proceselor administrative, financiare, documentare sau de relaționare cu cetățenii.
Activitățile sunt realizate în mare parte prin intervenție umană directă, cu ajutorul aplicațiilor informatice existente, documentelor electronice, fișierelor de lucru și comunicării prin e-mail.
Printre sistemele utilizate în prezent sunt menționate Forexe, SICO Web, SIMTAX, software-ul de registratură și aplicațiile din pachetul Microsoft Office.
Documentația prevede că automatizarea proceselor care implică Forexe, SICO Web, SIMTAX și software-ul de registratură se poate realiza inclusiv prin interacțiune la nivelul interfeței grafice. În cazul în care furnizorii aplicațiilor pun la dispoziție API-uri, acestea vor fi utilizate cu prioritate.
Asistent virtual AI pentru cetățeni și companii
Unul dintre elementele proiectului este un asistent virtual bazat pe Inteligență Artificială, care ar urma să fie integrat pe site-ul Municipiului Blaj.
Potrivit documentației, acesta ar trebui să ofere acces permanent la informații publice și să răspundă automat întrebărilor referitoare la programul instituției, taxe și impozite, documentele necesare pentru diferite proceduri și alte informații de interes public.
Sunt prevăzute și funcții de asistență pentru completarea formularelor și cererilor, precum și facilități pentru companii, inclusiv informații privind licențele, autorizațiile, obligațiile fiscale și termenele pentru taxe și impozite.
Caietul de sarcini include și cerințe de accesibilitate, printre acestea fiind funcții de tip text-to-speech și elemente de interfață destinate utilizatorilor cu nevoi speciale.
AI pentru gestionarea și căutarea documentelor
Proiectul prevede și implementarea unui sistem AI pentru managementul documentelor.
Acesta ar urma să colecteze documente provenite din e-mailuri, scanări și fișiere digitale și să le organizeze automat în funcție de criterii precum data, expeditorul sau tipul documentului.
Documentația prevede și clasificarea și indexarea documentelor în funcție de conținut, precum și redenumirea și arhivarea acestora într-o structură prestabilită.
Soluția este prevăzută pentru documente cu text dactilografiat sau nativ digital, în limba română. Recunoașterea scrisului de mână nu este solicitată ca funcționalitate obligatorie, iar documentele olografe vor putea fi preluate ca imagini și direcționate spre validare umană.
Pentru angajații instituției este prevăzută și posibilitatea de a căuta documentele indexate prin intermediul unui asistent virtual intern, cu interfață de tip chat.
Roboți software pentru facturi, plăți, termene și platforme publice
Tehnologia RPA este destinată automatizării unor activități repetitive din mai multe departamente ale administrației.
Printre operațiunile prevăzute se numără descărcarea automată a facturilor, procesarea extraselor de cont și a plăților, generarea documentelor oficiale și încărcarea acestora în registrele și platformele administrației.
RPA este prevăzut și pentru monitorizarea termenelor contractelor de achiziții și investiții și transmiterea automată a notificărilor către persoanele responsabile înaintea termenelor-limită.
Documentația menționează și verificarea platformelor MySMIS, PNRR și SEAP pentru identificarea notificărilor noi privind proiectele și achizițiile publice. Accesul ar urma să fie realizat prin API oficial, export de date sau automatizare la nivelul interfeței grafice, în funcție de posibilitățile platformelor.
Ce rezultate sunt urmărite
Beneficiile menționate în caietul de sarcini reprezintă obiective și rezultate anticipate ale proiectului, nu efecte deja obținute.
Printre acestea se numără îmbunătățirea accesibilității serviciilor pentru cetățeni și întreprinderi, eficientizarea operațiunilor administrative prin RPA, automatizarea fluxului de gestionare a documentelor cu AI, monitorizarea și notificarea automată pentru proiecte și achiziții, precum și colectarea și analiza datelor pentru fundamentarea deciziilor.
Potrivit documentației, prin automatizarea unor sarcini repetitive, angajații administrației ar urma să poată acorda mai mult timp activităților cu valoare adăugată.
În cazul finalizării procedurii și implementării soluțiilor conform cerințelor din caietul de sarcini, o parte dintre activitățile care sunt realizate în prezent manual ar urma să fie automatizate prin tehnologii RPA, Inteligență Artificială și instrumente de management digital.
